CERCLE GENEALOGIQUE DE PICARDIE RÈGLEMENT INTÉRIEUR
Amiens, le 25 octobre 2003 (modifié le 14/01/2006, le 13/04/2010, le 03/04/2012)
1) Cotisations et ressources :
- Abonnement au bulletin :
- Il donne droit au bulletin et aux différents services qui lui sont liés. Il est réservé aux adhérents du Cercle.
- Dons manuels :
- L'enrichissement de la bibliothèque est le résultat de vos dons. Ces dons reçus par le Cercle, de même que la cotisation statutaire, peuvent faire l'objet d'une déduction fiscale sur présentation du reçu délivré par le Cercle.
- De même, le Cercle est toujours heureux de recevoir toutes publications, livres ou documents concernant directement ou indirectement la généalogie.
2) Droits et obligations des membres :
- L'adhésion vaut acceptation des statuts et du règlement intérieur.
- Le versement de la cotisation donne accès aux services et au bulletin pour l'année civile en cours.
- Dans la mesure de leurs possibilités, les membres s'engagent à participer aux activités dans l'objet et l'esprit du Cercle. 3) Conseil d'Administration :
Les fonctions d'administrateur sont entièrement bénévoles, et seuls les frais engagés dans le cadre des activités du cercle peuvent faire l'objet de remboursement, après examen des justificatifs et décision du Conseil d'administration.
4) Comptabilité :
- Il est tenu une comptabilité simplifiée.
5) Groupe d'animation :
- C'est une structure informelle mise en place et animée par le Président, dont le nombre de membres est variable.
- Elle rassemble les responsables des différents secteurs d'activité et quelques bénévoles actifs. Elle se réunit régulièrement, en totalité ou par petits groupes, pour traiter de sujets particuliers.
- Son but est de coordonner le fonctionnement du Cercle et d'élargir la diffusion de l'information au sein du groupe.
6) Secrétariat :
- Courrier :
- Tout courrier adressé au Cercle est enregistré sur un registre spécifique par le secrétaire du Cercle, puis réparti entre les responsables concernés.
- La nature et la date de la réponse sont notées sur le même registre et le double des différents courriers est archivé au Cercle.
- Photocopieuses :
- Les photocopieuses sont à disposition des membres du groupe d'animation pour effectuer, à la demande, les copies des documents diffusés (courrier, relevés).
7) Les permanences :
- La périodicité des permanences est indiquée dans le bulletin. Elle est fixée par le bureau.
- Le local est accessible à tous, mais les documents archivés ne peuvent être consultés que par les membres du Cercle, à jour de leur cotisation.
- Les permanences sont assurées par un membre de l'équipe d'animation qui est responsable entre autre :
- de l'inscription des visiteurs sur le registre d'accès au local,
- de la remise des documents après enregistrement de la fiche de consultation remplie par le demandeur,
- du bon retour des documents sortis.
- du service de prêt de microfilms
8) Antennes :
- Des antennes peuvent être mises en place en fonction des opportunités. Leur mode de fonctionnement est à définir avec le Conseil d'Administration.
9) Bulletin :
- Le rédacteur en chef est responsable de la préparation du bulletin, dans le cadre de la politique définie par le Conseil d'Administration. Ce dernier n'est pas responsable des textes publiés qui n'engagent que leurs auteurs.
- Le principal objectif du bulletin est de favoriser l'échange et l'entraide entre les membres. Ceux-ci sont appelés à contribuer à son enrichissement en alimentant les diverses rubriques.
- Les divers documents communiqués (manuscrits, textes dactylographiés ou disquettes) ne seront pas rendus.
10) Bibliothèque :
- Un inventaire de tous les livres appartenant au cercle est mis à jour régulièrement. Un catalogue est à la disposition des membres au local, il peut être consulté lors des permanences. Le catalogue est régulièrement mis à jour sur le site du cercle.
- Ces ouvrages ne peuvent être consultés que sur place et en aucun cas empruntés.
11) Microthèque : (Modifié par CA du 25/10/2003)
LES MICROFILMS SONT LA PROPRIETE EXCLUSIVE DU CERCLE GENEALOGIQUE DE PICARDIE. PAR ACCORD PASSE ENTRE LA DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE ET LA SOCIETE GENEALOGIQUE D'UTAH , IL LUI EST INTERDIT DE LES DUPLIQUER, DE LES VENDRE , DE LES DONNER ET D'EN DIFFUSER LES IMAGES, EN PARTICULIER SUR LE RESEAU INTERNET.
- Prêts : - Les bobines de microfilms et les lecteurs sont prêtés pour une période maximale de 2 mois pour les consultations personnelles et de 5 mois pour les dépouillements pour le Cercle. Ils doivent être rendus au Cercle à l'expiration de ce(s) délai(s). Dans le cas de dépouillement à domicile pour le Cercle, si ce délai est insuffisant, il peut être prolongé sur demande écrite de l'emprunteur.
- Les prêts de bobines ou de lecteurs impliquent le dépôt d'une caution, ainsi que le versement d'un forfait destiné à couvrir les frais d'entretien et de remplacement du matériel prêté. Les membres effectuant un dépouillement pour le Cercle se verront rembourser les frais sur justificatifs.
- Il n'est prêté qu'une bobine à la fois pour permettre de laisser les autres à disposition des adhérents du cercle qui désirent les consulter lors des permanences.
- Les microfilms retournés au Cercle doivent être expédiés en emballages sécurisés.
- Consultations des microfilms lors des permanences :
- Un lecteur de microfilms est réservé au local du Cercle et permet la consultation des films lors des permanences. Pour ce faire, il est conseillé d'écrire auparavant aux responsables de la microthèque à l'adresse du Cercle pour savoir si la bobine désirée n'est pas sortie pour dépouillement. et cela pour éviter un déplacement inutile.
- Documents d'attestation de prêt :
- Un document rempli et signé par l'emprunteur, mentionne les modalités et conditions du prêt.
- Adhérents éloignés d'Amiens :
- Pour les adhérents éloignés d'Amiens ou qui ne peuvent se déplacer au Cercle lors des permanences, la procédure est la suivante :
a) Après demande écrite envoyée au Cercle (avec toutes les informations utiles : commune, période etc. …), un document d'emprunt est envoyé au demandeur.
b) Dès le retour du document accompagné du chèque de caution, la bobine sera expédiée à l'adhérent.
- Dépouillements pour le Cercle :
- Certaines communes et périodes sont déjà dépouillées. Pour les connaître, se référer à la liste des publications qui paraît dans le bulletin du Cercle.
- Dépouillement sur disquette : bien indiquer le type d'ordinateur (MAC ou PC) et le logiciel utilisé (Demander Conseil au Cercle) Si possible, joindre un tirage papier.
12) Publications : (Modifié par CA du 25/10/2003)
- Relevés et dépouillements : -Tous les relevés et dépouillements déposés au Cercle peuvent y être consultés gratuitement lors des permanences. Certains de ces documents peuvent être obtenus moyennant une contrepartie financière destinée à couvrir les frais de reproduction et d'archivage.
NOTA : La liste des relevés et dépouillements disponibles est régulièrement mise à jour et diffusée par le biais du bulletin.
13) Remboursement des frais :
- Toute dépense engagée pour le bénéfice du Cercle, avec l'accord du Bureau, peut donner lieu à remboursement sur demande accompagnée des justificatifs correspondants. (voir statuts)
